Экспонентам

Информация для подготовки к выставке

Основные вопросы

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ

ЦВК «Экспоцентр» (павильон №1)
Россия, Москва, Краснопресненская наб., 14, метро Выставочная.

Как проехать на Выставку?

Как проехать на Выставку:

Городским транспортом:

До станции метро «Выставочная» или «Деловой центр» (выход на мост «Багратион»), Южный вход

От метро «Выставочная» 5 минут пешком!

Автотранспортом:

  • Можно добраться как с Краснопресненской набережной, так и с Третьего транспортного кольца, 1-го Красногвардейского проезда.
  • Парковать автомобили можно только вне территории ЦВК «Экспоцентр» и в тех местах, где стоянка и парковка разрешены согласно установленным правилам и имеющимся знакам и разметке.
    Подробнее: http://www.expocentr.ru/ru/menu2/visitors/howtoget/
  • Заезд по купленным пропускам в ЦВК «Экспоцентр» в период работы выставки осуществляется с 1-го Красногвардейского проезда через КПП 5, см. схему.
  • Платный пропуск дает право на пребывание автомобиля экспонента на территории ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» в период с 8.00 до 20.00. Пребывание автомобиля на территории ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» в ночное время запрещено.
  • Место стоянки автомобилей «Автопарковка №1» отражено на схеме.
  • Заезд на разгрузку/погрузку с 1-го Красногвардейского проезда через КПП 5, см. схему

РАСПИСАНИЕ

МОНТАЖ[1] 8 декабря

 

08.00-20.00 Застройка необорудованных площадей, монтаж стандартных стендов[2]
08.00-12.00 Завоз крупногабаритного оборудования[3]
9 декабря

 

08.00-20.00 Застройка необорудованных площадей
12.00-18.00 Заезд экспонентов, выдача Удостоверений участников
18.00-19.30

 

Подготовка к сдаче павильона под охранную сигнализацию[4]
ВЫСТАВКА

 

10 декабря 08.30-18.00 Доступ экспонентов на площадку
09.30 Начало работы стоек регистрации
10.00-18.00

 

Выставка открыта для посетителей[5]
11 декабря 08.30-18.00 Доступ экспонентов на площадку
09.30 Начало работы стоек регистрации
10.00-18.00 Выставка открыта для посетителей[6]
18:00 – 20:00 Вывоз экспонатов и оборудования
ДЕМОНТАЖ 12 декабря 08:00 – 18:00

 

Демонтаж стендов. Вывоз экспонатов и оборудования[7]
18:00 Павильоны должны быть освобождены[8]

[1] Возможность и стоимость продления монтажа/демонтажа уточняйте в Дирекции.

[2] Вход в выставочный зал осуществляется только по монтажным пропускам и удостоверениям участников Выставки

[3] Сроки ввоза и монтажа крупногабаритного и тяжелого оборудования, экспонатов необходимо заранее согласовывать с ТЕХНИЧЕСКОЙ ДИРЕКЦИЕЙ.

[4] Все грузы (экспонаты) должны быть завезены и распакованы

[5] Монтажные работы на стендах вести запрещено, монтажные пропуска недействительны

[6] Монтажные работы на стендах вести запрещено, монтажные пропуска недействительны

[7] Все материалы, экспонаты и конструкции должны быть вывезены, в противном случае дальнейшую ответственность за их сохранность (либо полную утилизацию одноразовых конструкций) несёт компания-участник Выставки

[8] Все строительные материалы, конструкции и крупногабаритный мусор должны быть вывезены с территории ЦВК «Экспоцентр» за счет экспонента или его застройщика. При необходимости застройщики/экспоненты должны ЗАРАНЕЕ заказать утилизацию мусора. В случае нарушения этого правила на экспонента или его застройщика налагаются штрафы

ДОСТУП НА ПЛОЩАДКУ ВО ВРЕМЯ МОНТАЖА И ДЕМОНТАЖА

Как попасть на территорию выставки?

  • Вход в выставочный зал осуществляется через монтажные ворота Павильона №1 (см. схему) при наличии именного пропуска и с предъявлением паспорта. ФИО на именном пропуске должно соответствовать ФИО в паспорте. В ход на монтаж возможен по двум видам пропусков:
    1. Монтажные пропуска для застройщиков и технического персонала
    2. Удостоверения участников Выставки для экспонентов.

     

    ВНИМАНИЕ!

    • Если Вы не получили пропуск заранее, ПЕРВЫЙ вход на территорию осуществляется через Северный и Южный входы при предъявлении паспорта и Письма на ввоз/вывоз (ФОРМА D.03) или Доверенности (ФОРМА D.01 ИЛИ D.01 А) сотруднику Бюро-пропусков для выписки разового пропуска.
    • После прохода на площадку, подойдите к стойке Дирекции ВУЗПРОМЭКСПО у монтажных ворот Павильона № 1 для получения пропусков.
    • Для вноса ручной клади также требуется Письмо на ввоз/вывоз (ФОРМА D.03).

Как получить монтажный пропуск?

  1. Подготовьте письмо по ФОРМЕ D.04 и доверенность по ФОРМЕ D.01 в 2-х экземплярах (оба документа должны быть с печатью и за подписью руководителя Вашей организации).
  2. Завизируйте письма в ЦВК «Экспоцентр», по будням с 10:00 до 17:00 (кроме пятници с 10:00 до 15:00):

— до начала монтажа в административном здании ЦВК «Экспоцентр», вход с набережной, комната 110;

— в период монтажа в административном офисе ЦВК «Экспоцентр» в Павильоне №1 на 2-ом этаже (Башня С);

  1. Получите пропуска в Сервис-Бюро  на 2-ом этаже Павильона № 1 в последний день монтажа, в остальные дни в основном офисе СЕРВИС-бюро (см. схему)  по предъявлении доверенности (не ранее, чем за 5 дней до начала монтажа, с 10:00 до 17:30)

ВНИМАНИЕ!

  • Компании-застройщики самостоятельно оформляют письма на получение монтажных пропусков в Сервис-Бюро, предварительно заверив письма в ООО «Экспоконста», ПЧ «Сигнал 01» и в Дирекции выставки от АО «Экспоцентр».
  • Монтажные пропуска будут выдаваться застройщикам после прохождения аккредитации в ООО «Экспоконста» и согласования с ПЧ «Сигнал 01», а также участникам только при условии отсутствия задолженности за участие в Выставке и дополнительные услуги.
  • На территории ЦВК «Экспоцентр» усилены меры контроля за соблюдением действующего законодательства РФ по привлечению иностранных граждан к работе по застройке стендов и соблюдению ими визового режима. При оформлении Письма на получение пропусков уполномоченные структуры выставочного центра вправе затребовать от компаний застройщиков копию разрешения на привлечение и использование труда иностранных работников для застройки стендов и/или копии самостоятельно оформленных иностранными гражданами виз и разрешений на осуществление трудовой деятельности на территории РФ. Ответственность за привлечение и использование труда иностранных работников на весь период монтажных и демонтажных работ несет компания-застройщик.
  • Начиная с 10 декабря (первый день работы выставки) вход в ЦВК «Экспоцентр» по монтажным пропускам ЗАПРЕЩЕН. Проинформируйте об этом Ваших подрядчиков.

Как получить удостоверение участника?

  1. Подготовьте письмо по ФОРМЕ 4 и пришлите Вашему менеджеру в электронном виде, соблюдая дедлайн.
  2. Получите удостоверения на стойке Дирекции ВУЗПРОМЭКСПО у монтажных ворот Павильона №1 согласно расписанию.

ВНИМАНИЕ!

  • Бесплатная квота участника: 1 бейдж на каждые полные 3м² площади стенда.
  • Дополнительные удостоверения можно приобрести за безналичный расчет (по предварительному заказу) оформив ФОРМУ 4
  • Заменить Ф.И.О. на Удостоверении участника можно в Сервис-Бюро (см. схему) во время монтажа и работы выставки бесплатно (без доверенности).
  • Вход в офис Сервис-Бюро в период монтажа и 1-ого дня работы выставки на 2-ом этаже Павильона №1 (Башня С). Часы работы: с 8 по 10 декабря с 09:00 – 18:00. В остальные дни работает основное здание СЕРВИС-бюро по такому же графику (см. схему).

Как осуществить ввоз груза на площадку?

  1. Подготовьте письмо на ввоз/вывоз по ФОРМЕ D.03 в 4-х экземплярах.
  2. Подготовьте доверенность на получение автомобильных и монтажных пропусков по ФОРМЕ D.01 в 3-х экземплярах.
  3. Предъявите данные документы в день заезда Администратору Павильона №1 или в Бюро пропусков на КПП 5 (ПДП 5) ЦВК «Экспоцентр» (см. схему).
  4. Следуйте к КПП 5 (см. схему), там необходимо предъявить охране разовый пропуск и письмо на ввоз.
  5. Откройте автомобиль для досмотра сотрудниками охраны на предмет безопасности.
  6. Получите по окончанию разгрузки разрешение на выезд у Администратора павильона Павильона №1.
  7. Сохраните один экземпляр заверенного Письма на ввоз/вывоз и Доверенности до окончания выставки для вывоза оборудования и экспонатов из ЦВК «Экспоцентр»

ВНИМАНИЕ!

  • Легковые автомобили допускаются на территорию только с грузами от 40 кг.
  • ВВОЗ на территорию ЦВК «Экспоцентр» оборудования, материалов и экспонатов во время монтажа/демонтажа осуществляется БЕСПЛАТНО.
  • Обязательному предварительному согласованию с Дирекцией Выставки и ЦВК «Экспоцентр» подлежат:

— крупногабаритные и тяжёлые (весом более 3 тонн на 1 кв.м.) экспонаты;

— строительные и отделочные материалы и конструкции для оснащения и декорирования стенда;

— любое другое оборудование, материалы и экспонаты, потенциально опасные для участников и посетителей выставки.

  • Настоятельно рекомендуем ЗАРАНЕЕ подавать информацию для согласования и завизировать Письмо на ввоз/вывоз в ЦВК «Экспоцентр», если в Вашем перечне есть указанные позиции (по будням с 10:00 до 17:00, по пятницам с 10:00 до 15:00).
  • автомобили такси и каршеринга, в том числе грузовые на территорию не допускаются

— до начала монтажа: административное здание ЦВК «Экспоцентр», вход с набережной, комната 110;

— в период монтажа: офис ЦВК «Экспоцентр» в Павильоне №1 на 2-ом этаже (башня С).

Завоз wi-fi роутеров и беспроводных точек доступа

На территории ЦВК «Экспоцентр» запрещено:

  1. Ввозить и эксплуатировать Wi-Fi роутеры;
  2. Выходить в эфир без соответствующего разрешения или на неразрешенной частоте;
  3. Подключать телекоммуникационное оборудование к предоставленной линии связи для оказания услуг связи третьим организациям; нарушение влечет за собой отключение линии;
  4. Прокладывать кабельные линии связи между стендами силами и средствами экспонента.

Правила нахождения автомобилей

Нормы времени на разгрузку/погрузку транспортных средств:

 

Время на погрузку/разгрузку 1 час 1,5 часа 2 часа 30 мин
Грузоподъемность а/м 1,5 — 5 тонн 10 тонн 20 тонн Легковой

 

Сразу после разгрузки/погрузки оборудования транспорт должен покинуть территорию выставочного комплекса.

Если на период проведения выставки Вам необходима парковка, закажите данную услугу через ФОРМУ 2.

 

ВНИМАНИЕ!

  • Экспонентам, заказавшим необорудованную площадь, для получения разрешения на ввоз стендового оборудования необходимо своевременно согласовать проект стенда с Генеральным застройщиком Выставки и ПЧ «Сигнал 1».
  • ЦВК «Экспоцентр» расположен в зоне с ограниченным движением грузового транспорта внутри Третьего транспортного кольца. В связи с этим для въезда в его пределы необходимо оформить пропуск на грузовой автотранспорт типа «ТТК». Подробнее правила въезда можно посмотреть тут: http://www.expocentr.ru/ru/menu2/exhibitors/ttk/
  • Дополнительный ввоз расходных материалов в период выставки можно осуществлять 10 декабря только с 8:00 до 9:00 и с 18:00 до 19:30, 11 декабря с 8:00 до 9:00 после получения у Администратора Павильона №1 пропуска на автомобиль (на основании вышеописанного завизированного Письма на ввоз/вывоз и Доверенности).

В случае ввоза дополнительных экспонатов в течение выставки, необходимо включить их в оба экземпляра письма (в Ваш и в тот, который находится у Администратора павильона) во избежание проблем при вывозе.

Ночная парковка грузового транспорта

В ЦВК «Экспоцентр» организована бесплатная ночная ЗОНА СПЕЦИАЛЬНОЙ ПАРКОВКИ грузового транспорта в дни монтажа и демонтажа с 22:00 до 7:00 на парковке №4. Заезд на парковку через КПП № 2 (см. схему) со стороны Красногвардейского проезда.

 

ВНИМАНИЕ!

  • Данная возможность доступна автомобилям, которые не имеют специального пропуска за пределы третьего кольца. По ссылке Вы найдете информацию по получению пропуска за пределы ТТК http://www.expocentr.ru/ru/menu2/exhibitors/ttk/

Если Вы хотите воспользоваться данной возможностью, необходимо:

оформить Письмо на ввоз/вывоз оборудования согласно ФОРМЕ D.03

отправить указанное Письмо на e-mail dispetcher@expocentr.ru, факт получения письма можно проверить по тел.: +7 (499) 795 3861;

предъявить по прибытии в ЦВК «Экспоцентр» сотруднику охраны оригинал Письма на ввоз/вывоз оборудования и пройти досмотр автомобиля;

следовать указаниям сотрудника охраны.

  • Правила нахождения транспортных средств на территории ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» подробно изложены по ссылке: http://www.expocentr.ru/common/img/uploaded/files/rules_for_the_use_of_vehicles_rus.pdf
  • Если Ваша компания оформляет стенд собственными декоративными конструкциями и элементами, напольным покрытием, необходимо сообщить об этом и получить разрешение у генерального застройщика – ООО «Экспоконста», тел.: +7 (499) 795-25-36 (доб. 233).

Кроме того, экспонент должен предоставить в ПЧ «Сиганл 1», курирующую противопожарную безопасность ЦВК «Экспоцентр», сертификаты пожарной безопасности на используемые материалы, а также получить визу ПЧ «Сиганл 1».

Погрузка и разгрузка на территории выставки

  • Исключительное право оказания услуг по погрузке, разгрузке и обработке локальных и таможенных грузов на выставке имеет компания ООО «Эксповестранс». Услуги по погрузке, хранению грузов и тары, доставке экспонатов на стенды и т.п. предоставляются по предварительной заявке для расчета стоимости услуг участника.
  • Для организации разгрузочных/погрузочных работ необходимо предоставить информацию о грузе и времени запланированного завоза не позднее, чем за 10 дней до начала монтажа выставки. Это даст возможность OOО «Эксповестранс» подготовить необходимую для разгрузки технику и по возможности избежать простой автотранспорта.
  • Для тяжеловесного и крупногабаритного оборудования, а также оборудования, требующего проведения специальных погрузо-разгрузочных работ с применением крана, необходимо предоставить схемы строповки с указанием центра тяжести, инструкции и иные документы, и технологические регламенты, обеспечивающие безопасное проведение работ.
  • Услуги Эксповестранс оказываются при наличии подписанного договора и оплаты. Компания ООО «Эксповестранс» Пав. 2, Башня №5, тел.: +7 (495) 605 7421, 605 6650

Как осуществить вывоз оборудования и экспонатов?

  1. Начинайте сбор экспонатов не ранее времени окончания выставки, согласно расписанию.
  2. Завизируйте сохранившийся у Вас экземпляр Письма на ввоз/вывоз груза у Администратора Павильона №1 ЦВК «Экспоцентр» (см. схему) и, на основании Доверенности, получите у него пропуск на выезд.

ПОЛНЫЙ СПИСОК ФОРМ

Вниманию участников ниже представлена информация о бланках документов, обязательных для заполнения.

Список форм

ПИСЬМО-ДОВЕРЕННОСТЬ  D.01

1) С предоставлением права подписания указанных в форме документов.

2) На получение

-пропусков, выдаваемых на время проведения монтажных и демонтажных работ,

-пропусков на автотранспорт.

3) На подписание других документов и совершение иных действий, связанных с участием в выставке (подробнее в форме)

Когда и где предоставить документ?

При заезде, для подписания бухгалтерских документов и оформления заказов на дополнительные услуги

Куда предоставить документ?

Иметь при себе для предъявления в офисе Дирекции Выставки и в «Сервис-бюро ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР»

ПИСЬМО-ДОВЕРЕННОСТЬ  D.01А

Для водителя экспедитора или сопровождающее груз лицо. Для получения от АО «Экспоцентр» разовых пропусков на ввоз/вывоз

Когда и где предоставить документ?

Во время монтажа/демонтажа выставки

Куда предоставить документ?

Иметь при себе для предъявления на ПДП и передачи администратору павильона

ПИСЬМО / РАЗРЕШЕНИЕ НА ВВОЗ/ВЫВОЗ D.03

Для ввоза и вывоза выставочного оборудования, экспонатов, материалов и конструкций выставочных стендов (оформляется в 3-х экземплярах)

Когда и где предоставить документ?

Во время монтажа/демонтажа выставки

Куда предоставить документ?

Заранее отправить на dispetcher@expocentr.ru

Иметь при себе для предъявления на ПДП и передачи администратору павильона

ПИСЬМО НА ПОЛУЧЕНИЕ ПРОПУСКОВ НА МОНТАЖ/ДЕМОНТАЖ СТЕНДА  D.03

Для получения пропусков, выдаваемых сотрудникам МОНТАЖНЫХ предприятий, осуществляющих строительно-монтажные работы выставочных стендов и экспозиций

Когда и где предоставить документ?

При заезде на выставку или монтаж экспозиции

Куда предоставить документ?

Иметь при себе для предъявления в «Сервис-бюро ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» предварительно подписав в дирекции Экспоцентр

ЗАКАЗ СТАНДАРТНОГО СТЕНДА     ФОРМА № 1

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ ОБОРУДОВАНИЕ      ФОРМА № 2

НАДПИСЬ НА ФРИЗОВОЙ ПАНЕЛИ. ГРАФИЧЕСКИЕ РАБОТЫ       ФОРМА № 3

УДОСТОВЕРЕНИЯ УЧАСТНИКА ВЫСТАВКИ     ФОРМА № 4

РЕКЛАМА КАТАЛОГЕ ВЫСТАВКИ ФОРМА № 5


Когда и где предоставить документ?

В соответствии с указанными в форме сроками до 17 ноября 2020 г.

Куда предоставить документ?

Вашему менеджеру от Дирекции «ВУЗПРОМЭКСПО»

 

ОБОРУДОВАННАЯ ПЛОЩАДЬ

Застройку стандартных выставочных стендов осуществляет Генеральный застройщик.

Стенд со стандартной застройкой – это площадь, оборудованная стандартным выставочным конструктором, состоящим из легких алюминиевых конструкций и пластиковых панелей на ковровом покрытии.

Стенд включает стандартный набор мебели, электрооборудования и указание названия компании на фризе в соответствии с утверждённой комплектацией и заказанным метражом.

Стоимость неиспользованных предметов из стандартной застройки не компенсируется, замене на другое оборудование они не подлежат.

При заказе стенда Экспоненту необходимо предоставить заполненные ФОРМЫ 1, 2, 3, 4, 5.

ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ФОРМ

ФОРМА 1. Схема вашего стенда

  1. Начертите с план-схему Вашего стенда с учетом заказанного метража (соблюдая пропорции)
  2. Укажите открытые стороны (в случае «нелинейного» расположения стенда на каждую открытую сторону устанавливается фризовая панель)
  3. Укажите расположение оборудования, которое должно быть установлено на стенде (включая дополнительное по ФОРМЕ 2), выделив:
  • все отдельно стоящие элементы (элементы конструкции, оборудование и инвентарь, электротехническое оборудование, аудио/видео-, кухонное оборудование)
  • логотип компании (если он заказан)
  • надпись на фризовой панели
  • точку подключения интернета (если он заказан)
  1. Отметьте расположение каждой розетки на схеме стенда.
  • Стандартные стенды включают подвод электричества к стенду, розетки в количестве согласно метражу стенда, мощностью до 1 кВт на каждый стенд. Убедитесь в том, что Вы заказали электропитание нужной Вам мощности.
  • Стандартное напряжение – 220 В, но Вы можете заказать напряжение 380 В. Если Ваше оборудование работает на 110 В, Вам необходимо иметь адаптеры.

В случае отсутствия ФОРМЫ 1, стенд заполняется исходя из набора стандартного оборудования и примеров наполнения стандартных стендов.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

  • Экспонаты на схеме не указываются!
  • Оборудование, не отображенное на плане, на стенде установлено не будет!
  • Планировка Вашего стенда или её изменения должны быть предоставлены в дирекцию Выставки не позднее 17 ноября 2020 г.
  • Возможность внесения изменений в комплектацию стенда во время монтажа и работы Выставки определяет генеральный застройщик Выставки, все изменения рассматриваются как заказ дополнительного оборудования и оплачиваются с наценкой 100%.
  • Если заказанное оборудование отсутствует на Вашем стенде, сообщите об этом в Дирекцию выставки.
  • Ключи от дверей стендов и витрин будут находиться в замочных скважинах в день заезда. Просьба не терять их и оставлять их там же в день выезда.
  • Монтаж элементов нестандартных конструкций стендов и интерьерного оформления, не являющихся экспонатами, внутри стандартных модульных конструкций (самостоятельная достройка или оформление, оказывающее существенное воздействие на конструкцию стандартного стенда) Участником Мероприятия возможна только по согласованию с Генеральным застройщиком после прохождения контроля проектно-технической документации предполагаемых работ.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Размещение экспонатов производится в границах стенда. Ни одна часть конструкции стенда (в т. ч. светильники, флаги, декоративные элементы, экспозиция и пр.) не должна выходить за пределы занимаемой выставочной площади, в том числе в вертикальной проекции стенда.

 

Не допускается размещение надписей, логотипов, графики на обороте конструкций, находящихся на/около границы стенда и направленных в сторону соседних стендов.

 

Не допускается загромождение проходов между стендами, размещение материалов, оборудования и предметов личного обихода на стендах других Участников.

 

Должны быть обеспечены: свободный доступ к элементам управления (пожарные гидранты, силовые щиты, коммутационные шкафы), расположенным на опорных колоннах и вдоль стен, и к эвакуационным выходам.

 

Запрещается крепить экспонаты и элементы оформления к электрооборудованию, светильникам и прочему оборудованию, находящемуся на стенде и не предназначенному для этих целей.

 

Запрещается производить самостоятельную оклейку стеновых панелей, использовать скотч и иные склеивающие материалы при оформлении стеновых панелей информационно-рекламной продукцией;

 

Запрещается использовать степлеры для крепления рекламных и других материалов;
Запрещается производить работы, связанные со сверлением конструкций стендов.

 

Запрещается производить на стенде любые электромонтажные работы, не согласованные с Генеральным застройщиком, включая замену лампочек и включение своих осветительных приборов. Размещение на стендах дополнительного освещения или мобильных конструкций, имеющих собственные электрические цепи, допускается только по согласованию с Генеральным застройщиком.

По остальным вопросам, не изложенным в данном руководстве, необходимо придерживаться Общих условий участия в выставках в ЦВК «Экспоцентр», которые подробно изложены по ссылке:

www.expocentr.ru/common/img/uploaded/files/o.u.u._rus_2007_prikaz38_30.05.07n.pdf

ФОРМА 2. Дополнительные услуги

  • Данная форма заполняется в том случае, если Вы заказываете дополнительные услуги, мебель и оборудование, сверх стандартной комплектации.
  • Укажите количество каждой необходимой дополнительной позиции, в конце посчитайте общую сумму.
  • При потреблении свыше 1 кВт дополнительное электроподключение должно быть заказано в обязательном порядке.
  • Подвод электропитания к стендам осуществляется на время работы Выставки. Во время монтажа и демонтажа участникам следует пользоваться инструментами, работающими от аккумуляторов, либо заказать временную розетку.
  • Соединительные разъёмы, вилки, розетки, переходники и т.д. для подключения станков и оборудования не предоставляются. Подключение электрооборудования участника выставки к источнику электроснабжения производится после выполнения работ по замеру сопротивления изоляции подключаемой электрической схемы. Работы по подключению и наладке электрооборудования и станков производятся экспонентами самостоятельно.
  • Услуги связи предоставляются на период работы Выставки. При заказе подключения сети интернет роутер не предоставляется, при необходимости, можно заказать его дополнительно. При наличии собственного ноутбука возможно прямое подключение через предоставленный заказчику разъем RJ-45
  • Дополнительные элементы конструкции, мебель и инвентарь, осветительные приборы, розетки, аудио/видео- и прочее оборудование предоставляется на всё время проведения Выставки.

ФОРМА 3. Надпись на фризовую панель

  • В стандартную комплектацию входит размещение названия Вашей компании (до 100 символов) на каждой фризовой панели, расположенной на открытой в проход стороне стенда.
  • Если количество символов превышает 100 символов, то необходимо заказать изготовление и нанесение дополнительных символов.
  • Укажите количество каждой необходимой дополнительной позиции, в конце посчитайте общую сумму.

Высота букв 10 см сохраняется только для названия до 40 символов, чем больше символов, тем меньше размер букв.

  • Дополнительно Вы можете заказать оклейку Вашего стенда, а также изготовление и размещение логотипов компании на фризовой панели и/или на панели стенда и элементах конструкции.

Пожалуйста, вышлите логотип и/или файлы с макетом для печати баннера и полноцветной печати (в векторных форматах .CDR, -.AI или -.EPS) по электронной почте Вашему менеджеру и обозначьте место нанесения логотипов или оклейки в ФОРМЕ № 1             .

ФОРМА 4. Удостоверения участника

  • Участникам Выставки предоставляются удостоверения участника из расчёта 3 бесплатных удостоверения на 9 кв.м или 2 бесплатных удостоверения для субэкспонента. Для их оформления необходимо таблицу.
  • Если Вам необходимы дополнительные удостоверения участников, Вы можете их заказать за дополнительную плату так же по данной Форме, заполнив таблицу. Стоимость удостоверения участника – 900 рублей (включая НДС 20%).
  • Пожалуйста, заполните форму для сотрудников, работающих на стенде, не включая застройщиков. Для застройщиков существует монтажные пропуска, которые выдаются Застройщику по ПИСЬМУ D.04
  • Форму необходимо направить как в виде скана с печатью и подписью, так и в электронном виде для удобного переноса информации в общий список.

ФОРМА 5. Реклама в каталоге выставки

  • Размещение информация об Экспоненте в каталоге Выставки включено в стоимость регистрационного взноса при условии своевременной подачи информации по ФОРМЕ 5.
  • Каталог будет размещен на сайте выставки без печатной версии.
  • ФОРМА 5 должна быть предоставлена в электронном и сканированном виде с подписью на русском языке.
  • Дирекция выставки оставляет за собой право редактировать предоставленные материалы по своему усмотрению, если она заполнена не в соответствии с образцом.
  • Вы можете заказать дополнительную рекламу в Программном буклете Выставки (подробнее уточняйте у Вашего менеджера)

Полезные ссылки

В этом разделе публикуются документы, которые помогут вам подготовиться к Выставке.

ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ СО СТЕНДОМ
Условия участия
Руководство участника
ФОРМЫ ЗАКАЗА УСЛУГ И ОБОРУДОВАНИЯ
ФОРМЫ ДОСТУПА НА ПЛОЩАДКУ
Маркетинговое руководство

ДОСТУП НА ПЛОЩАДКУ ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ ВЫСТАВКИ

Как попасть на территорию выставки?

В дни работы Выставки вход возможен по двум видам пропусков:

  1. Удостоверения участников Выставки для экспонентов.
  2. Бейдж участника ВУЗПРОМЭКСПО.

ВНИМАНИЕ!

  • С 08.30 до 9.30 вход в выставочный зал возможен только по удостоверениям участников через Южный вход.
  • С 9.30 можно пройти по бейджу участника ВУЗПРОМЭКСПО через Южный вход (см. схему).

Как получить бейдж участника ВУЗПРОМЭКСПО?

  1. Пройдите регистрацию на сайте vuzpromexpo.ru
  2. Проверьте почту, указанную при регистрации. На нее Вам должен прийти электронный бейдж, который можно заранее распечатать и пройти на выставку. Карман и ленту Вы можете получить в зоне регистрации через Южный вход.
  3. Если у Вас нет возможности распечатать бейдж заранее, Вы можете его получить с 9.30 10 декабря в зоне регистрации через Южный вход

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА И ОГРАНИЧЕНИЯ

Режим охраны

В арендную ставку за площадь включена стоимость общей охраны павильона:

— с 08.00 до 20.00 наружная охрана ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР», его зданий и сооружений;

— осуществление соблюдения на территории комплекса контрольно-пропускного режима;

— с 20.00 до 08.00 – охранная сигнализация.

Вы можете заказать индивидуальную охрану Вашего стенда через ФОРМУ 2.

Дирекция Выставки и администрация ЦВК «Экспоцентр» не несут ответственности за пропажи, произошедшие в период с 08:00 до 20:00

 

В ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» ДЕЙСТВУЮТ СЛЕДУЮЩИЕ ПРАВИЛА ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ЭКСПОНАТОВ И ЛИЧНЫХ ВЕЩЕЙ НА ВЫСТАВОЧНЫХ СТЕНДАХ:

  • Одному или нескольким сотрудникам экспонента рекомендуется непрерывно находиться на стенде с момента снятия павильона с охранной сигнализации утром и до момента её включения вечером (во время монтажа/демонтажа и в рабочие часы проведения выставки с 08:00 до 20:00).
  • В случае пропажи экспонатов или личных вещей экспонент может обратиться в дежурную службу Управления безопасности АО «Экспоцентр» на первом этаже Конгресс-центра ЦВК «Экспоцентр»

Сотрудники дежурной службы окажут содействие и помогут связаться с полицией. Дежурная служба Управления безопасности АО «Экспоцентр», тел.: +7 (499) 795-25-24.

Страхование

  1. Страхование всех возможных рисков, связанных с участием в Выставке (убытков, понесенных в связи с отменой Выставки, убытков от потери или повреждения экспонатов и другой собственности и т.п.), а также гражданской ответственности осуществляется экспонентом самостоятельно и за свой счет.Участники Выставки и их застройщики обязаны заботиться о безопасности других экспонентов, посетителей и третьих лиц на Выставке. Дирекция Выставки рекомендует, чтобы застройщики имели страховку заслуживающей доверия страховой компании, покрывающую публичную ответственность компании и её сотрудников перед третьими лицами.

Кто может находиться на стенде?

Экспонент — компания(-и), заключившая Договор с Организатором Мероприятия об аренде выставочной площади либо стенда для участия в Мероприятии и оплатившая этот договор.

Субъэкспонент — компания-партнер, участие которой допускается после письменного подтверждения от Экспонента, оплаты организационного взноса и при соблюдении всех правил участия в Выставке.

Только сотрудникам и официальным представителям Экспонента/Субъэкспонента разрешено работать на стенде. Работники стенда должны иметь при себе удостоверения Участников и/или бейджи участников Выставки, которые дают право доступа в выставочный павильон в течение Общего периода проведения Мероприятия.

Где хранить тару?

Разовая тара утилизируется, возвратная — складируется в складском помещении, подробности уточняйте у Вашего менеджера.

Уборка включена в стоимость стенда?

В ПЕРИОД МОНТАЖА осуществляется только уборка ковровых покрытий стандартных стендов после окончания монтажа 9 декабря.

В ПЕРИОД ВЫСТАВКИ осуществляется уборка только проходов.

Если Вам необходима уборка на стенде, закажите данную услугу через
ФОРМУ 2

Как осуществить заказ услуги или оборудования на месте?

Заказы на дополнительное оборудование и услуги во время монтажа, будут приниматься только при наличии оборудования на площадке и только после выполнения предварительно оплаченных заявок. Без 100% оплаты выставленных до начала монтажа выставки счетов за технический сервис и/или услуги заказы на монтаже не принимаются.

Заказы на дополнительное оборудование и услуги в дни монтажа и выставки облагаются 100% наценкой.

Где получить бухгалтерские документы на выставке?

Каждая компания-участник при заезде обязана предоставить в Дирекцию выставки 2 экземпляра договора и приложений к нему.

Ваш экземпляр договора и приложения к нему, универсальный передаточный документ (УПД), который совмещает в себе акт выполненных работ (оказанных услуг) и счет-фактуру выдаются в офисе Дирекции, начиная с 11:00 10 декабря в павильоне №1

Что делать с актами передачи и возврата стенда?

Акты передачи и возврата стенда являются неотъемлемой составляющей договора. Акты необходимо подписать и заверить печатью на Мероприятии. Акт передачи стенда в день заезда экспонентов, Акт возврата стенда после того, как Экспонент будет готов покинуть выставочное место.

Акт может быть подписан уполномоченным лицом, имеющим оригинал доверенности на подпись данного вида документа. Печать обязательна.

Если Вы не планируете брать с собой печать, допускается только подпись документа на Мероприятии. Документы с печатью необходимо направить вместе с подписанным с Вашей стороны УПД.

Экспонент несёт материальную ответственность за любой ущерб, причиненный имуществу Дирекции Выставки и Генерального застройщика (в том числе полу, стенам, колоннам здания, стандартному оборудованию стенда).

В случае повреждения арендованных выставочных, складских помещений, стендов, электросети, водопровода, канализации и прочего имущества в акте возврата выставочного стенда делается пометка.

Экспонент возмещает Дирекции Выставки и Генеральному застройщику убытки.

Можно торговать на выставке?

Продажа экспонатов, а также заключение торговых сделок на выставках осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Передача со стендов проданных по контракту экспонатов до окончания работы выставки не допускается.

Продажа со стенда выставленных товаров не допускается.

Можно распространять рекламные материалы на выставке?

Распространение рекламной продукции Экспонентом за пределами собственного стенда может осуществляться только по согласованию с Дирекцией.

Для распространения информационно-рекламной продукции необходимо приобрести пропуск распространителя информационно-рекламной продукции (подробнее уточняйте у Вашего менеджера).

Мероприятия на площади, не задействованной под проведение Мероприятия (регистрационные залы, переходы, открытая территория и пр.) — только по согласованию с Дирекцией Выставки

Как подключиться к wi-fi?

Зона покрытия интернет находится только в зоне Сервис-бюро (Башня С).

При подключении множества пользователей скорость интернета может быть низкой.

ИНСТРУКЦИЯ:

  • Обнаружив доступ к Wi-Fi, выберите сеть «EXPOCENTRE».
  • На появившейся странице авторизации введите номер своего мобильного телефона и нажмите кнопку «ПОЛУЧИТЬ КОД».
  • На указанный телефон поступит SMS-сообщение с паролем доступа.
  • Введите полученный пароль в любое из имеющихся у Вас устройств (независимо от наличия в нем SIM-карты) и получите доступ в Интернет.
  • Продолжительность одной сессии составляет 20 минут. Для продления сессии потребуется повторная авторизация.

! Услуга доступна только для устройств с российскими SIM-картами. Иностранные граждане могут оформить SIM-карту в пунктах продаж операторов мобильной связи или их дилеров по своему паспорту на срок действия визы.

Как заказать доставку обедов на стенд?

Услугу предоставляет компания ООО «Экспомил», официальный поставщик кейтеринговых услуг АО «Экспоцентр» на основании отдельно заключенного договора. Контакты уточняйте у Вашего менеджера.

  • Для просмотра меню перейдите по ссылке.
  • Заказы принимаются не позднее чем за 12 часов до желаемого времени доставки, непосредственно в день доставки заказы не принимаются.
  • Доставка обеда осуществляется в указанный день с 11.30 до 14.30 только в дни работы выставки.

Где находятся рестораны и кафе внутри здания?

ЦВК «Экспоцентр» располагает удобными кафе и ресторанами. Подробнее по ссылке http://www.expocentr.ru/ru/fairgrounds/guest_services/

Что с размещением в гостиницах, трансфером, экскурсиями?

ООО «Инконсалт К» предоставляет полный комплекс услуг, необходимых для организации вашей поездки на выставку, а именно:

  • Бронирование авиа- и ж/д билетов
  • Бронирование и размещение в гостиницах г. Москвы
  • Транспортное обслуживание
  • Организация культурных программ (экскурсионные туры, развлекательные программы)
  • Услуги переводчика во время деловой поездки

Также Вы можете воспользоваться списком рекомендованных гостиниц на сайте ВУЗПРОМЭКСПО www.vuzpromexpo.ru

Что категорически запрещено?

  • Производить огневые работы (сварочные, паяльные, резку металла и т.д.) без согласования со Службой пожарной безопасности;
  • Загромождать подступы к устройствам извещения о пожаре, внутренним пожарным кранам и огнетушителям;
  • Хранить горючие отходы и упаковку (разовая тара утилизируется, возвратная — складируется в складском помещении);
  • Демонстрировать в действии экспонаты с применением открытого огня;
  • Нарушать целостность спринклерных оросителей автоматической системы пожаротушения;
  • Использовать краски, лаки, клеящиеся и другие покрытия для пола, стен, колонн здания, стандартного оборудования стенда;
  • Использовать для оформления стендов горючие материалы, не обработанные огнезащитным составом;
  • Устанавливать и использовать сосуды с горючими газами; использовать работающие под давлением сосуды, не прошедшие технического освидетельствования;
  • Использовать деревообрабатывающий и шлифовальный инструмент без пылесборников;
  • Без согласования изменять схему электромонтажа в процессе проведения выставки, применять не заявленные дополнительные электроприборы;
  • Использовать бытовые электроудлинители, нестандартные (самодельные) электроприборы;
  • Размещать прожекторы и софиты ближе 0,5 м от горючих конструкций и спринклерных оросителей, обертывать электролампы бумагой, тканью и другими сгораемыми материалами; применять в светильниках рассеиватели из органического стекла, полистирола и других легковоспламеняющихся материалов;
  • Самостоятельно производить любые подсоединения к источникам электроснабжения, воды и сжатого воздуха;
  • Самостоятельно производить открытие кранов подачи воды и воздуха, включение электропитания на распределительных электрощитах;
  • Самовольно передвигать, вскрывать, разбирать передвижные и стационарные электрощиты и производить подсоединения к ним;
  • Курение в выставочном зале запрещается!

НЕОБОРУДОВАННАЯ ВЫСТАВОЧНАЯ ПЛОЩАДЬ

Если Вы арендуете необорудованную площадь, Вы ответственны за сооружение и оснащение своего стенда. Дизайн стенда должен быть выполнен в соответствии с правилами Выставки и заранее согласован с Генеральным застройщиком. При несоблюдении существующих требований монтаж стенда будет запрещён.

ПРАВИЛА ПРИ ПРОЕКТИРОВАНИИ, ОРГАНИЗАЦИИ ЗАСТРОЙКИ И ОФОРМЛЕНИИ СВОЕГО СТЕНДА

Правила

  1. Своевременно согласуйте с Генеральным застройщиком компанию-застройщика, сообщив ее наименование, адрес, телефон и Ф.И.О. контактного лица, а также информацию о количестве необходимой электроэнергии (кВт).
  2. Проект стенда должен быть согласован с Генеральным застройщиком Выставки, и пройти контроль соответствия технической документации у Генерального застройщика Выставки ООО «Экспоконста», данная услуга ПЛАТНАЯ и оказывается на основе отдельно заключенного договора между компанией-застройщиком и компанией ООО «Экспоконста». Стоимость уточняйте у Генерального застройщика.
    В случае непрохождения согласования в установленные сроки Участник (застройщик Участника) к проведению работ по обустройству стенда в павильон не допускается.
  1. Перед началом монтажных работ согласуйте с Генеральным застройщиком Выставки точное расположение Вашего стенда. В противном случае любые работы, связанные с неправильным расположением конструкций Вашего стенда в рамках всей экспозиции, выполняются за счет экспонента.
  2. Участник, обустраивающий свой стенд самостоятельно, обязан провести демонтаж своего стенда и освободить павильон не позднее 18:00 12 декабря 2020, за недемонтированные в указанный срок стенды и не вывезенные экспонаты и оборудование (взымается штраф с Участника) Дирекция ответственности не несет.
    Дирекция Выставки и Генеральный застройщик оставляют за собой право не допускать к проведению монтажных работ застройщика, систематически нарушающего действующие нормы техники безопасности и правила противопожарной безопасности.
  1. При проектировании конструкции Вашего стенда необходимо выполнять следующие требования:
  • на всей площади стенда должно быть предусмотрено напольное покрытие, а также задняя и боковые стены (согласно типу заказанной площади);
  • высота стенда cтрого не должна превышать 4 метра;
  • стороны выставочных стендов, являющиеся открытыми согласно общему плану Выставки, не могут быть застроены глухими стенами;
  • при строительстве индивидуальных выставочных стендов не допускается использование стандартных выставочных конструкторов типа Octanorm, Maxima, за исключением использования в качестве базы застройки, при условии, что алюминиевый профиль конструкции будет полностью закрыт.
  • ни одна часть конструкции Вашего стенда не должна выходить за пределы занимаемой Вами выставочной площади. В случае нарушения этого условия Дирекция Выставки оставляет за собой право приостановить строительство стенда;
    Дирекция оставляет за собой право внести изменения в проект стенда Участника по причинам пожарной безопасности, санитарно-эпидемиологических требований, гражданской ответственности перед третьими лицами, а также общей концепции Выставки.
  1. В случае надстройки второго этажа стенда Экспонент вносит дополнительную арендную плату из расчёта 50% от арендной ставки одного квадратного метра за каждый квадратный метр пола второго этажа стенда. Учитывайте, что строительство 2-ого этажа возможно не на всем пространстве выставочного зала. Согласуйте данный вопрос с Вашим менеджером.
  2. В дни работы Выставки необходимо устранять своими силами или силами фирмы застройщика все неполадки, появляющиеся на стенде.
  3. Необходимо оснастить свой стенд фризовой панелью с обязательным указанием на ней номера стенда и наименования экспонента.
  4. После снятия коврового покрытия все остатки клейкой ленты должны быть удалены с пола павильона.
  5. Все убытки, вызванные повреждениями любых конструкций и деталей павильона, возникшие по вине экспонента или его застройщика, возмещаются за счет экспонента.
  6. Подключение и расход электроэнергии на стенд необходимо заказывать дополнительно, исходя из установленной мощности по ФОРМЕ 2 в соответствующем разделе.
  7. Уборка на стенде участника, самостоятельно обустраивающего свой стенд, не производится. Её можно заказать дополнительно по ФОРМЕ 2.
  8. Обязательны к заполнению также ФОРМА 4 и 5.
  9. Проект производства работ по подвесу и снятию легких конструкций на высоте с указанием веса подвешиваемой конструкции и точек подвеса выполняется только Генеральным застройщиком и Службой технической эксплуатации ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР». Стоимость уточняйте у Вашего менеджера.

ПРАВИЛА организации работ застройщиков выставочных стендов и экспозиций на территории ЦВК «Экспоцентр» подробно изложены по ссылке:

http://www.expocentr.ru/common/img/uploaded/files/rules_for_developers_2011.pdf

С правилами организации работ застройщиков и перечнем необходимых документов Вы можете ознакомиться на официальном сайте Генерального застройщика: http://www.expoconsta.com в разделе Технический контроль. За консультацией обращайтесь к Генеральному застройщику Выставки.

КОНТАКТЫ

Дирекция

  1. СОТРУДНИК ДОЛЖНОСТЬ ТЕЛЕФОН EMAIL
    Ольга Кулагина Ведущий менеджер +7 (495) 989-73-76, доб. (359) kulagina-ov@inkk.ru
    Ирина Пенкина Менеджер +7 (495) 989 73 76 доб. (319)

     

    penkina-iv@inkk.ru
    Ирина Суряднова Менеджер +7 (495) 989 73 76 доб. (324)

     

    suryadnova-iv@inkk.ru
    Денис Котлярский Технический директор +7 (495) 989 73 76 доб. (323) kotlyarskiy-ds@inkk.ru
    Владимир Семенюк Технический специалист +7 (495) 989 73 76 доб. (338)

     

    semenyuk-vv@inkk.ru

Другие контакты

 

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ЗАСТРОЙЩИК

ООО «Экспоконста»

 

Ноздрачева Татьяна — куратор Выставки,

тел. + 7 (499) 795-25-36 (доб. 233)

e-mail: ada@expoconsta.ru

 

Управление гостевых выставок

АО «Экспоцентр»

 

Токмакова Ольга — куратор Выставки

тел.: +7 (499) 795-39-26

Местонахождение:

до выставки: административное здание ЦВК «Экспоцентр», вход с набережной, комната 110;

в период выставки: павильон №1 (башня С, второй уровень).

Дежурная служба Управления безопасности АО «Экспоцентр»

Тел.: +7 (499) 795-25-24

Местонахождение: первый этаж Конгресс-центра ЦВК «Экспоцентр».

 

Погрузка и разгрузка на территории Выставки

ООО «Эксповестранс»

 

 

 

 

Юлия Кабайлова — менеджер

тел.: +7 (495) 605-03-27

kabaylova@ewt.ru, exhib@ewt.ru

Местонахождение: павильон 2, Башня №5.